There’s sollten Sie beim Gestalten von Mahngebühren und der Letzten Zahlungsaufforderung folgende Grundsätze beachten, damit Ihre Maßnahmen rechtssicher und durchsetzbar sind.
Gesetzliche Grundlage: Prüfen Sie zuerst das gesetzliche Umfeld (insbesondere BGB). Stellen Sie sicher, dass Ihre AGB oder Verträge klare Regeln zu Mahngebühren und Verzugszinsen enthalten. Ohne vertragliche Grundlage darf die Gebühr nicht willkürlich festgesetzt werden.
Höhe und Angemessenheit: Legen Sie nur angemessene, nachweisbare Kosten an. Orientieren Sie sich an marktüblichen Sätzen oder konkreten Verwaltungskosten. Vermeiden Sie pauschal überhöhte Beträge; das Gericht prüft Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit.
Formulierung der letzten Zahlungsaufforderung: Formulieren Sie klar in der zweiten Person: nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, die neu angesetzte Frist (z. B. 7-14 Tage) und die rechtlichen Folgen bei Nichtzahlung (z. B. Inkasso, Gerichtskosten). Kennzeichnen Sie diese Nachricht deutlich als letzte Zahlungsaufforderung.
Fristsetzung und Verzug: Setzen Sie eine konkrete, angemessene Frist. Weisen Sie darauf hin, ab wann Verzug eintritt und Verzugszinsen sowie Mahngebühren geltend gemacht werden. Dokumentieren Sie Zustellungswege (E-Mail mit Lesebestätigung, Einschreiben).
Dokumentation und Nachweis: Bewahren Sie Kopien aller Mahnungen, Versandnachweise und Kostenauflistungen auf. Legen Sie für jede berechnete Gebühr eine nachvollziehbare Kostenaufstellung bei, damit Sie Forderungen im Streitfall belegen können.
Vorbeugung und Kommunikation: Bieten Sie optional eine letzte Möglichkeit zur Zahlung oder Ratenvereinbarung an. Kommunizieren Sie sachlich, vermeiden Sie Drohszenarien. Bei Unsicherheit holen Sie rechtliche Beratung ein, um individuelles Risiko zu minimieren.