Zahlungsverzug kann dein Geschäft belasten. Bevor du ein Inkassobüro einschaltest, solltest du systematisch vorgehen: sende mindestens eine verbindliche Mahnung mit klarer Frist, dokumentiere alle Kontakte und prüfe, ob die Forderung berechtigt ist. Nur so erhöhst du die Erfolgsaussichten.
Ein Inkassobüro lohnt sich meist, wenn die offene Summe den Aufwand rechtfertigt und der Schuldner erreichbar sowie zahlungsfähig erscheint. Kleine Beträge oder strittige Forderungen solltest du eher intern oder via Mahnverfahren (z. B. Mahnbescheid) klären. Bei unstrittigen, mittelgroßen Forderungen spart dir ein Inkasso Zeit und Nerven.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen außergerichtlichem und gerichtlichem Inkasso. Ein seriöses Inkassobüro versucht zuerst eine außergerichtliche Lösung mit Zahlungsplan. Erst bei Scheitern folgt die gerichtliche Durchsetzung oder Übergabe an einen Anwalt. Beachte die möglichen Kosten und dass du diese nur unter bestimmten Voraussetzungen auf den Schuldner abwälzen kannst.
Prüfe vor Beauftragung folgende Punkte: die vollständige Vollmacht des Inkassobüros, deren Gebührenmodell (Pauschale vs. erfolgsabhängig), Referenzen und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Achte auf transparente Vertragsbedingungen und vergleiche mehrere Anbieter.
Konkrete Praxis-Tipps: setze eine letzte schriftliche Frist von mindestens 14 Tagen, dokumentiere Rechnungen, Lieferscheine und Kommunikation, biete eine Ratenzahlung an, wenn sinnvoll. Bei Betrugsverdacht oder Insolvenz des Schuldners ist häufig ein gerichtliches Vorgehen oder ein Insolvenzverfahren zielführender.
Fazit: Ein Inkassobüro lohnt sich dann für dich, wenn die Forderung unstrittig, die Summe ausreichend hoch und dein Aufwand für Eigenmahnungen unverhältnismäßig ist. Halte dich an formale Schritte (Mahnung, Fristen, Dokumentation) und prüfe Kosten sowie Erfolgsaussichten, bevor du einen externen Dienstleister beauftragst.