Ratgeber: So muss eine Rechnung aussehen
Fehler in der Rechnung? So sichern Sie Ihre Ansprüche von Anfang an sicher ab
Digitale Rechnungen, klare Zahlungsziele – so läuft Ihr Mahnwesen reibungslos. Rechtssichere Rechnungen: Ihr erster Schritt zu einem erfolgreichen Forderungsmanagement
Rechnung richtig schreiben – Die beste Mahnung ist die, die nie nötig wird – und das beginnt mit einer perfekten Rechnung. Ob als Selbstständiger, Online-Händler oder Finanzverantwortlicher im Unternehmen: Wer Zahlungsausfälle vermeiden will, muss mit einer korrekten, rechtssicheren und verständlichen Rechnung den Grundstein legen. Doch was genau gehört in eine ordentliche Rechnung? Wie formuliert man Zahlungsziele wirksam? Und welche digitalen Tools helfen bei Automatisierung und Kontrolle?
In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf es ankommt – Schritt für Schritt erklärt, rechtlich fundiert und praxisnah aufbereitet.
Die Grundlage für ein starkes Forderungsmanagement beginnt mit einer rechtssicheren Rechnung.
Ob Dienstleister, Online-Shop oder Handwerksbetrieb – ohne korrekte Rechnung gibt es keine rechtliche Grundlage für Mahnungen oder Inkassoverfahren. Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass Zahlungen verspätet oder gar nicht eingehen – mit direkten Folgen für Ihre Liquidität. Damit es erst gar nicht so weit kommt, erfahren Sie hier, wie eine professionelle Rechnung aussehen muss – rechtssicher, eindeutig und digital zukunftsfähig.
Diese Pflichtangaben gehören in jede Rechnung
Nach § 14 UStG sind bestimmte Angaben gesetzlich vorgeschrieben, damit eine Rechnung rechtssicher ist und vom Finanzamt anerkannt wird. Achten Sie unbedingt auf die folgenden Punkte:
• Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer (zur eindeutigen Identifikation)
• Menge und Art der Leistung oder Lieferung
• Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
• Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
• Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer
• Zahlungsbedingungen (Ziel, Skonto, Verzug etc.)#
Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Regelungen – hier entfällt die Umsatzsteuer, muss aber explizit erwähnt werden („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“).
Rechtssichere Rechnungen: Ihr erster Schritt zu einem erfolgreichen Forderungsmanagement
Zahlungsziel klar definieren – So schreiben Sie Ihre Rechnung richtig und rechtssicher
Ein häufig unterschätzter, aber entscheidender Faktor im Mahnwesen ist die klare und verbindliche Formulierung des Zahlungsziels. Wer hier ungenau wird oder wichtige Angaben vergisst, erschwert nicht nur den Zahlungseingang – er riskiert auch Verzögerungen und Missverständnisse, die später das Inkassoverfahren komplizieren können.
Wenn Sie eine Rechnung richtig schreiben möchten, ist das Zahlungsziel ein zentraler Bestandteil. Es sollte eindeutig, verständlich und rechtlich belastbar formuliert sein. Verzichten Sie auf vage Aussagen wie „so bald wie möglich“ oder „nach Erhalt der Rechnung“.Viele Zahlungsausfälle entstehen, weil Kunden die Frist nicht ernst nehmen – oder weil sie schwammig formuliert ist. Daher gilt:
- Konkretes Datum angeben
Beispiel: „Zahlbar bis spätestens 15. Mai 2025“ – das schafft Klarheit. - Alternativ: Frist ab Rechnungsdatum definieren
Beispiel: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum“. Ergänzen Sie gegebenenfalls: „Das genaue Fälligkeitsdatum entnehmen Sie bitte der Rechnung.“ - Vermerken Sie Konsequenzen bei Zahlungsverzug
Dies erhöht die Verbindlichkeit und stärkt Ihre rechtliche Position bei möglichen Mahnverfahren. Bei Zahlungsverzug behalten wir uns die Berechnung von Mahngebühren sowie die Übergabe an ein Inkassounternehmen vor.
Ein klar formuliertes Zahlungsziel trägt dazu bei, den Zahlungseingang zu beschleunigen, das Mahnwesen effizient zu gestalten und im Streitfall nachzuweisen, wann der Kunde tatsächlich in Verzug geraten ist.
Tipp: Nutzen Sie Rechnungsvorlagen mit vordefinierten Feldern für das Fälligkeitsdatum – oder setzen Sie auf automatisierte Rechnungsprozesse, die solche Angaben standardisiert und rechtssicher ausgeben.„Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum, spätestens bis zum [Datum].“
Vermeiden Sie Formulierungen wie „zahlbar schnellstmöglich“ oder „nach Erhalt der Rechnung“. Diese sind rechtlich auslegbar und nicht zielführend.
Technische Formate und digitale Prozesse
Digitale Rechnungen sind nicht nur effizienter, sondern auch gesetzlich zulässig – sofern sie die Anforderungen an Echtheit und Unversehrtheit erfüllen (z. B. PDF mit qualifizierter Signatur oder E-Mail-Versand mit gesichertem Archiv).
Empfohlene Formate:
- PDF/A (archivierungsfähig)
- EDI (für größere Geschäftskunden)
- ZUGFeRD oder XRechnung (für Behörden und größere Organisationen)
Nutzen Sie am besten professionelle Buchhaltungs- oder ERP-Systeme, die standardisierte Rechnungsformate erzeugen und Versand sowie Archivierung automatisieren.
Rechnungen automatisieren – So sparen Sie Zeit & Fehler
Je größer das Rechnungsvolumen, desto wichtiger wird die Automatisierung. Moderne Tools bieten:
- Vorlagen mit Pflichtangaben
- Automatischen E-Mail-Versand mit Lesebestätigung
- Integration mit Banking & Mahnwesen
- Schnittstellen zu DATEV, Lexoffice, sevDesk, Billomat u. a.
Vorteil: Sie reduzieren manuelle Fehlerquellen, behalten den Überblick über offene Forderungen und verkürzen den Zahlungszyklus deutlich.
Eine gute Rechnung ist die beste Prävention gegen Zahlungsausfälle
Eine rechtssichere, klar formulierte und digital versendete Rechnung ist nicht nur ein Dokument – sie ist ein wichtiger Baustein Ihrer Liquiditätssicherung. Wer hier professionell agiert, muss seltener mahnen und steht im Ernstfall rechtlich auf sicherem Boden.
Und wenn doch einmal keine Zahlung erfolgt? Dann steht Ihnen National Inkasso als kompetenter Partner zur Seite – professionell, digital und mit Fingerspitzengefühl.
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