Viele Steuerberater stehen vor der Herausforderung, säumige Mandanten rechtzeitig zu mahnen. Sie wissen, wie wichtig es ist, ausstehende Zahlungen einzufordern, um die eigene Liquidität zu sichern. Wenn Sie als Steuerberater sicherstellen möchten, dass Sie Ihre Mahnungen korrekt und rechtssicher verfassen, gibt es einige grundlegende Punkte, die Sie beachten sollten.
Zunächst einmal ist es entscheidend, dass Sie Ihre Mandanten über ihre ausstehenden Zahlungen informieren. Sie sollten Ihre Zahlungserinnerungen klar und präzise formulieren. Beginnen Sie mit einer freundlichen, aber bestimmten Ansprache. Verwenden Sie den Namen des Mandanten, um Ihre Beziehung zu stärken, und geben Sie die konkrete Summe sowie das Fälligkeitsdatum an.
Nach der ersten Zahlungserinnerung könnten Sie eine formelle Mahnung senden, falls die Zahlung weiterhin ausbleibt. In dieser Mahnung sollten Sie den Mandanten darauf hinweisen, dass die Zahlung überfällig ist und welche Folgen dies haben könnte, z.B. Mahngebühren oder rechtliche Schritte. Stillstand kann hier teuer werden, daher ist es wichtig, dass Sie konsequent sind.
Sie haben auch die Möglichkeit, unterschiedliche Mahnstufen einzuführen, um die Situation schrittweise zu eskalieren. Die erste Mahnung sollte freundlich sein, die zweite Mahnung ernster und die dritte Mahnung kann bereits auf mögliche rechtliche Schritte hinweisen. Diese Abstufung zeigt dem Mandanten, dass Sie die Angelegenheit ernst nehmen und Bereitschaft zur Lösung haben.
Sie sollten auch darauf achten, Ihre Mahnungen zu dokumentieren. Halten Sie fest, wann Sie die Mahnungen versendet haben und wie der Mandant reagiert hat. Diese Dokumentation ist wichtig, falls Sie später rechtliche Schritte einleiten müssen. Schützen Sie sich, indem Sie auch die Kommunikation mit dem Mandanten festhalten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass das Mahnwesen im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt werden muss. Achten Sie darauf, dass persönliche Daten der Mandanten sicher verwaltet werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Informieren Sie den Mandanten darüber, wie seine Daten verarbeitet werden, und holen Sie gegebenenfalls die Zustimmung ein.
Wenn Sie sich unsicher fühlen oder die Situation sich zuspitzt, zögern Sie nicht, rechtlichen Rat einzuholen. Sie müssen keine Angst davor haben, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein Anwalt kann Sie beraten und Ihnen helfen, das Mahnwesen korrekt umzusetzen.
Zusammenfassend ist es wichtig, dass Sie bei der Mahnung säumiger Mandanten systematisch und rechtssicher vorgehen. Ihre Kommunikation sollte klar, präzise und dokumentiert sein. In schwierigen Fällen können Sie Unterstützung in Anspruch nehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Vorgehensweise in Einklang mit dem Gesetz steht. So schützen Sie Ihr Unternehmen und fördern eine positive Geschäftsbeziehung zu Ihren Mandanten.